L’assemblée générale annuelle (AGA) est une obligation légale pour tous les syndicats de copropriété au Québec. Pour les petits condos de 2 à 20 unités, elle peut sembler intimidante — mais bien préparée, elle prend moins de 2 heures. Voici comment faire.
Pourquoi l’AGA est-elle obligatoire?
Le Code civil du Québec (art. 1087 et suivants) oblige chaque syndicat de copropriété à tenir au moins une assemblée générale par année. C’est lors de l’AGA que les copropriétaires :
- Approuvent les états financiers de l’année écoulée
- Adoptent le budget pour l’année à venir
- Élisent (ou reconduisent) les membres du conseil d’administration
- Votent sur les décisions importantes concernant l’immeuble
Les 5 étapes pour une AGA réussie
Étape 1 — Choisir la date et envoyer l’avis de convocation
L’avis de convocation doit être envoyé au moins 10 jours avant l’assemblée (ou selon ce que prévoit votre déclaration de copropriété). Il doit inclure :
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
- L’ordre du jour complet
- Les documents à examiner (états financiers, budget proposé)
- Le formulaire de procuration pour les absents
Étape 2 — Préparer l’ordre du jour
Un ordre du jour type pour une AGA de petit condo :
- Ouverture et vérification du quorum
- Élection du président et secrétaire de séance
- Adoption de l’ordre du jour
- Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière AGA
- Rapport du conseil d’administration
- Présentation et approbation des états financiers
- Présentation et adoption du budget
- Élection des administrateurs
- Questions diverses
- Clôture
Étape 3 — Vérifier le quorum
Le quorum est habituellement défini dans votre déclaration de copropriété. En général, il faut la présence (en personne ou par procuration) de copropriétaires représentant au moins 50 % des voix. Pour un condo de 4 unités, ça veut dire au moins 2 copropriétaires.
Étape 4 — Tenir l’assemblée et documenter les votes
Chaque décision doit être documentée avec le résultat du vote (pour, contre, abstention) et le nombre de voix représentées. C’est la base du procès-verbal.
Étape 5 — Rédiger et distribuer le procès-verbal
Le procès-verbal doit être rédigé dans les délais prévus et envoyé à tous les copropriétaires, même ceux qui étaient absents. Il est conservé dans le registre du syndicat.
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